Ablauf des KTQ-Verfahrens
Das KTQ-Verfahren folgt einem festen Ablauf. Mit der Selbstbewertung anhand des KTQ-Katalogs erhält die Einrichtung einen fundierten, praxisbezogenen Überblick über die aktuelle Qualität ihrer Arbeit. Wenn das Ergebnis der Selbstbewertung so positiv ausfällt, dass die Beantragung des KTQ-Zertifikats sinnvoll erscheint, kann die Einrichtung im zweiten Schritt eine von der KTQ zugelassene Zertifizierungsstelle mit der Durchführung des Zertifizierungsverfahrens beauftragen.
Die Zertifizierungsstelle prüft die Antragsunterlagen und stellt ein Team fachspezifisches KTQ-Visitoren zusammen. Eine begründete Ablehnung einzelner KTQ-Visitoren durch die Einrichtung ist möglich.
Nach Vertragsabschluss mit den KTQ-Visitoren erhalten diese die Unterlagen der Einrichtung, die sie unabhängig voneinander einer eingehenden inhaltlichen Prüfung, der sogenannten Ersteinschätzung unterziehen. Bei der anschließenden Visitation der Einrichtung gleichen die KTQ-Visitoren die schriftliche Selbstbewertung mit der Realität vor Ort ab. Auf der Grundlage von Kollegialen Dialogen, Begehungen und Dokumentenprüfungen erstellen sie den KTQ-Visitationsbericht. Wenn die Einrichtung in der Fremdbewertung mindestens 55% der Punkte erreicht hat, empfehlen die Visitoren der KTQ-GmbH die Vergabe des KTQ-Zertifikats. Der KTQ-Visitationsbericht mit seiner detaillierten Auflistung der Stärken und Verbesserungspotenziale wird der Geschäftsführung der Einrichtung zugeleitet und kann von dieser im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) genutzt werden
Im Dokument Ablauf des KTQ-Verfahrens (PDF DIN A3) finden Sie eine Übersicht über die Verfahrensschritte, die Verfahrensbeteiligten, die vorzulegenden Dokumente und einzuhaltenden Fristen.
Ablauf des KTQ-Verfahrens im Überblick
Ablauf des KTQ-Verfahrens
Die KTQ-Selbstbewertung
Der erste Schritt zum KTQ-Zertifikat ist die Erstellung einer Selbstbewertung des Qualitätsmanagementsystems durch die Einrichtung. Grundlage hierfür ist das jeweilige KTQ-Manual, in dem alle notwendigen Schritte erläutert sind und das den KTQ-Katalog mit allen zu bearbeitenden Fragen zu den Leistungen, Prozessabläufen und zum Qualitätsmanagement enthält. Jedes KTQ-Manual hat in einer umfangreichen Testphase seine Zweckmäßigkeit bewiesen und orientiert sich an Versorgungsabläufen, die alle Berufsgruppen, Hierarchieebenen und Bereiche einer Einrichtung umfassen.
Über die KTQ-Kategorien werden in der Selbstbewertung die QM-Maßnahmen in den Bereichen Patientenorientierung, Mitarbeiterorientierung, Sicherheit, Informationswesen, Führung und Qualitätsmanagement dargestellt. Für die Zertifizierung ist ein Selbstbewertungsbericht zu erstellen, der Aussagen zu allen zutreffenden Kriterien eines KTQ-Kataloges enthält. Für Kriterien, die für eine Einrichtung nicht zutreffen (z.B. das Kriterium „Operative Verfahren“ in einer Fachklinik für Psychiatrie), ist mit einer entsprechenden Begründung eine sogenannte Adjustierung der Punktzahl möglich. Das bedeutet, dass diese Kriterien in die Bewertung nicht einbezogen werden.
Diese Ist-Analyse stellt eine Standortbestimmung dar. Das Ergebnis dieser Analyse im Vergleich zu den Fragen des KTQ-Kataloges zeigt die eigenen Stärken und Verbesserungspotenziale auf. Die Chance auf den Erhalt des KTQ-Zertifikats wird durch die Bearbeitung der Selbstbewertung erkennbar. Nun kann von den Verantwortlichen entschieden werden, ob sie im Sinne des KTQ-Verfahrensablaufs direkt die KTQ-Zertifizierung beantragen oder zunächst noch Projekte zur Verbesserung der Prozessabläufe durchführen.
Die KTQ-Selbstbewertung ist also nicht direkt an eine nachfolgende KTQ-Zertifizierung gebunden und kann vollkommen unabhängig zur Standortbestimmung oder Analyse durchgeführt werden.
Für Fragen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Selbstbewertung empfehlen wir, die jeweiligen KTQ-Manuale (in denen die Kataloge enthalten sind) zu Rate zu ziehen. Dort sind zusätzlich zum KTQ-Katalog auch die Abläufe der Selbst- und Fremdbewertung sowie die Verfahrensorganisation beschrieben.
Ablauf der Selbstbewertung
Die Fremdbewertung im KTQ-Verfahren
Im Auftrag der zugelassenen KTQ-Zertifizierungsstellen führen die KTQ-Visitoren eine externe, unabhängige Fremdbewertung gemäß des aktuellen KTQ-Katalogs durch. Die KTQ-Visitoren sind speziell im KTQ-Verfahren geschult und verfügen neben ihrer einschlägigen fachlichen Qualifikation über umfassende Kenntnisse im Qualitätsmanagement. Es sind beruflich aktive und erfahrene Persönlichkeiten, die eine Leitungsfunktion mit Personalverantwortung ausüben. Voraussetzung für die Zulassung zum KTQ-Visitor ist die erfolgreiche Absolvierung eines speziellen KTQ-Trainings.
In der Fremdbewertung wird der Selbstbewertungsbericht hinterfragt und die für die jeweilige Einrichtung zutreffenden Kriterien des KTQ-Katalogs bewertet. Dazu werden „Kollegiale Dialoge“ mit den Mitarbeitern geführt und gezielt verschiedene Bereiche der Einrichtung in Stichproben überprüft. Erreicht die Einrichtung auch in der Fremdbewertung die erforderliche Anzahl von Punkten, empfehlen die KTQ-Visitoren der KTQ-GmbH die Vergabe des Zertifikats.
Ablauf der Fremdbewertung
Der KTQ-Qualitätsbericht
Der KTQ-Qualitätsbericht bietet eine umfassende Gesamtdarstellung der Leistungen des internen Qualitätsmanagements der KTQ-zertifizierten Einrichtung. Im KTQ-Qualitätsbericht werden alle Kategorien und Kriterien der KTQ-Kataloge berücksichtigt und die wichtigsten Leistungen des internen Qualitätsmanagements in einer leicht zu verstehenden Sprache dargestellt.
Der KTQ-Qualitätsbericht wird von den zertifizierten Einrichtungen und von der KTQ veröffentlicht. Als Gütesiegel für das interne Qualitätsmanagement ist der KTQ-Qualitätsbericht:
- für die Patienten: eine Entscheidungshilfe bei der Auswahl einer Einrichtung im Gesundheitswesen,
- für die niedergelassenen Ärzte: eine Orientierungshilfe für die Einweisung und Weiterbehandlung eines Patienten,
- für die Krankenhaus-Mitarbeiter: eine Information über Leistungen und Qualitätsmanagement im eigenen Haus und in den weiterbehandelnden Einrichtungen,
- für die Krankenkassen und planenden Behörden: eine wichtige Informationsquelle zur Leistungsfähigkeit und zum Stand des Qualitätsmanagements zertifizierter Einrichtungen und
- für die zertifizierten Einrichtungen selbst: eine valide und rechtskonforme Außendarstellung.
Die KTQ-Qualitätsberichte können frei zugänglich in den Listen der zertifizierten Einrichtungen eingesehen werden.